正在閱讀的你，今天過得好嗎？在開始之前先自我介紹一下：我是雪莉，現為臺大國企系四年級學生。目前計畫於大四上申請交換，大五延畢交換一年/半年。
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第3篇文章，想來談談台大校級交換學生申請的備審資料準備以及申請流程！
補：身為管院學生，我也有投遞院級交換的申請。本篇文章主題會著重於校級交換，管院院級交換會在之後的文章：【交換申請】4_院級申請：流程及注意事項 中詳述。
歷年來臺大校級交換的秋季申請，國際事務處多會在9月發布最新版簡章，10月開始更新海外教育計畫網頁、各交換學校本年度開放名額等，然後在11月上旬開放網路系統進行交換申請。由於開放系統的時間很短（約一週，含假日），所以事先準備好相關資料是非常重要的。
本篇文章將說明：
1.交換申請資料準備注意事項
2.履歷、出國讀書計畫寫作建議
3.其他注意事項
4.我的心得
一、資料準備注意事項
面對繁瑣而時程緊湊的交換申請，準備資料的第一步絕對是「詳閱簡章」。雖然簡章9月初才會公布，但每年變化不大。已確定要申請交換的同學，可以先上網找前一年的簡章閱讀，有空就提早開始準備。試想到了學期中，拼命讀期中、忙外務的時候，還要擠出時間來準備資料，光想就覺得挺痛苦的，時間壓太緊也比較容易出問題。當然不必什麼都提前做完，但個人認為，提前寫好履歷和出國計畫書的初稿，對之後的流程幫助很大。
閱讀簡章，最重要的是弄清楚時程和需要準備哪些文件。特別是申請程序很繁瑣，各個日期要幹什麼得自己記清楚才不會出問題。建議用特殊顏色的筆在記事本上標註日期，或者用應用程式月曆設個提醒。
113學年度校級交換的流程如下：
1.線上報名及個人資料上傳（11月上旬）
2.線上文件初審/退補件（履歷和出國計劃書不能退補件）
3.甄選成績公布及第一次志願選填（12月初）
4.錄取學校公布（12月中）、錄取報到
（由於錄取學校公布、報到時間接近冬至，所以每年同學們在成績公布後自發製作的共編志願表單叫做「搓湯圓表單」）。
再來，來看看應該準備的資料有哪些：
以下提供一些應該會讓你在準備交換的過程中輕鬆很多的小訣竅：
1. 善用檔名整理資料
從一位學長的部落格文章上學到的秘訣：善用資料夾命名。如下圖所示，把要求的項目編號，完成者在前方打O，就能一目了然。如果有同時申請院級交換的同學，建議把檔名前都加上「院級_」或者「校級_」，才不容易弄混。
2.注意證照掃描檔要求格式
建議有需要掃描的證照檔案多準備幾種常用格式。今年申請要求的格式是jpg而不是pdf，我以為是pdf，要上傳資料時才發現是jpg。因為家裡有印表機，所以雖然手忙腳亂還是能快速解決，但對於家裡沒有印表機的人來說應該會滿麻煩的。
3.隱藏準備項目：護照
雖然簡章上沒寫，但申請系統有要求上傳效期內護照個人資料頁掃描jpg檔，建議在決定申請交換時就順便檢查一下護照效期。我因為暑假要考雅思（見前一篇文章），所以證件照和護照都是新辦的。
4.去教務處機台申請歷年成績單和學年名次證明書
歷年成績單和學年名次證明書「只能」使用教務處申請的檔案，my ntu電子成績單紀錄檔、epo修課紀錄都不能替代。歷年成績單和學年名次證明書要在教務處的機台申請，機台在行政大樓內註冊組辦公室走廊的左右兩側，一台學士生、一台碩博生，文件會從旁邊橘色櫃子裡的印表機吐出來。
機台要用計中帳號登入，可申請的文件種類非常多，注意不要選錯了。特別提醒，行政大樓假日是不開的，一定要在上課日去申請。如果還要申請院級交換的話，記得注意什麼文件可以一張通用、什麼文件要多申請，一次搞定。申請紙本版歷年成績單和紙本版學年名次證明書都要付費，記得攜帶紙鈔、硬幣及悠遊卡備用。
5.事先詢問系辦、導師如何簽章系所推薦表
系所推薦表需要導師和系辦的簽章，各位導師、各個系辦的運作方式都不盡相同。有些要等主任過目，有些當日就能核章好，有些老師可以接受電子簽章，有的需要印出，事先詢問即是上策。導師部分，教授們都是很忙的，最好提前先和指導教授約好簽章的時間，等到申請週才向教授約時間可能會出大事。系辦部分，也最好在申請開始前寄信，問問看系辦希望怎麼處裡、什麼時間方便拜訪等。
補充：關於申請資料表
這件事是我希望自己早點知道的。校級交換系統開放後會要學生先填資料表，資料表送出之後會給你一組序號，之後就可以用序號登入系統，慢慢上傳文件。江湖傳說「申請序號越前面的話，備審分數會越高」。所以大部分的人都會守著電腦，早上10點系統一開放，就趕快填完資料表送出、取得序號。但我不知道要填那麼多特定的資料，人在學校用筆電，準備好的檔案都在家裡，有很多數據記不清楚，所以直到中午衝回家才填完資料表，得到的序號很後面。而且填完才發現，資料表送出後還可以改......
江湖傳說可能有錯，但我終歸是希望自己當時在填表時從容一點，才不會出錯。在填資料表時，記得在身邊備好所有的檔案隨時查閱。也可以事先在word上打好，到時候複製貼上就可以了。除了學號、系級、住址、電話、緊急連絡人之外，比較複雜的必填資料還有：護照號碼、前學年名次及GPA、語言檢定細項分數等。
二、如何撰寫履歷、出國交換讀書計畫
在後續確定錄取學校、準備申請該國簽證時，我讀了幾篇簽證資料撰寫指南，得到不少收穫。履歷和出國交換讀書計畫其實是一體兩面、相輔相成。履歷著重於自我介紹與過去經歷，交換計畫著重於未來規劃與預期效益。而這兩份文件都必須扣合在「想去交換的理由」上，請務必要找出一個具說服力的好理由，貫串起你的成長經歷、學術經歷，選擇特定國家的理由，以及這個機會能為你、為學校帶來的收穫。
以下是一些你能事先思考的問題：
1.你申請交換的理由是什麼？有什麼事是只能在交換中做到的？
2.你在交換的過程中有什麼目標？希望自己在交換中得到什麼收穫？
3.透過交換學生計畫，你能為他人帶來什麼貢獻？
4.台大和姊妹校會希望你具備什麼能力或特質？
5.你能為臺大、為交換學校、為臺灣帶來什麼貢獻？
6.為什麼學校要錄取你、讓你去交換？你有什麼特別的特質或能力？
1.思考你的交換核心理由
特別思考一下，有什麼是「只能在交換計畫中做到」的事，不一定要很特別沒關係，但請盡量寫出這個理由的特別之處，以及你能因此得到什麼獲益。
例如說：如果你的核心理由是「喜歡法國，所以想學好法文」，光這麼寫可能會讓人懷疑「為何不去自助旅行就好」、「為何不在台灣上補習班就好」，但如果加上「喜歡聽法語歌、學術研究過程中因閱讀某文獻而對法國燃起了興趣」、「在課堂學習後深感口說經驗不足、與法國朋友對話後發現自己缺乏實用說寫能力，希望能在全法文的環境拉升語言能力，為未來赴法國深造奠定基礎」，說服力馬上就拉高許多。
2.履歷：列出過去經歷，選取能佐證理由的事件，寫入經歷清單和自傳中
回顧一下過去的經歷：修課紀錄、活動、專案、語言能力等。把它列成一張清單，標明時間、服務機構，簡述一下事件經歷。選取其中能佐證動機、表現你為此付出的努力的項目，列到清單式履歷上，比如國際交流經驗、外語修課紀錄等。然後在敘述性的自傳部分加上一些自己的收穫和啟發，可以加入一些巧思寫得感動人心一點。
繼續之前的舉例，可以列出你修的法文課、參加與法國的國際交流活動、在課堂上讀到的法國個案和研究文獻等。在句末加上一兩句感性抒發，可以讓說服力大躍進，比如說「參加台法交流活動，看著交換生興奮的笑臉、與我從陌生到成為朋友，讓我再一次感受到語言文化交流的美好」。
前面說過，履歷和讀書計畫必須能夠互相解釋。在條列經歷清單和撰寫自傳時，記得注意在經歷中埋入選擇特定國家的理由和未來規劃。
4.讀書計畫：思考選擇國家的理由，寫出達成核心目標的計畫
讀書計畫主要分為兩部分：選擇考量，以及短中長期計畫。寫完記得重讀幾次，刪掉冗言贅字，只留下能傳達特定意義給評審的句子。
選擇考量部分，以前可以寫出特定的學校，甚至上該學校網站找，寫出具體想上的課名、想參加的社團名，網路上學長姐的範例大部分都是這麼寫的。但近幾年國際事務處改變了方針，希望學生盡量不要寫出特定的學校，因為你不一定會錄取拿來寫讀書計畫的目標學校，國際事務處希望不管錄取哪個學校，都能對你有所幫助。記得好好斟酌、思考，寫出目標國之所以對你來說特別吸引人的理由，同樣加上一兩句感性的敘述來打動評審老師。
短中長期計畫部分，通常會分成：短期（交換前）、中期（交換中）、長期（交換後）來寫。注意緊扣核心理由，寫出：在短期計畫中，你要如何培養能達成交換目標的能力：在中期計畫中，你要採取甚麼具體行動達成你的交換目標；在長期計畫中，交換計畫會如何對你的未來有助益，你要如何用交換得到的收穫回饋他人。交換計畫記得緊扣核心理由，每一階段都要寫到這個行為如何幫助你達成目標。
再繼續之前的舉例：選擇法國的理由，可以寫出你喜歡法文的美麗、喜歡電影「午夜巴黎」裡的文藝氣息。讀書計畫，短期可以學習法文、中期可以加入社團、長期可以準備赴法國深造，同樣注意思考有什麼只有你能做到的特別的事。
四、其他注意事項
最後補充幾點我覺得很重要的事情：
1.不要想著一次做到好：多看幾遍、多修改幾遍
寫履歷、讀書計畫是一件大工程，想要一次做到完美是不可能的。建議從初稿寫起，閒暇時間多思考，每隔一段時間重讀、修改一遍，才會越來越完美。覺得寫得很煩的話沒關係，附上我的資料夾畫面來激勵你一下。
2.多多求助他人：找其他人的範例來看、請師長朋友過目
在下筆前，多多爬文總是沒錯的。可以上國際事務處的交換心得文裡找，有些經營部落格的學長姊會留下自己的網站連結。許多學長姊都有寫很棒的建議範例文，讓我獲益良多，相信也能讓你心裡更踏實、寫作更有方向。寫完以後，記得請身邊的人，比如人很好的教授、認識有交換過的朋友、身經百戰的同屆大神，甚至是心得文裡有留聯絡方式的學長姊、經營IG交換帳的學生，都可以聯絡看看。請他們幫忙讀讀看履歷，有時候會獲得很棒的收穫喔。
附上幾個我覺得很棒的指導文：
1.梁嫚芳學姊：我覺得幾乎所有人都是參考她的履歷寫的！好多學長姊的履歷長的都超像這位學姊給的參考範例。
2.Whitney Yu學姊：總結出她認為評審希望看到的交換學生特質。
3.管院蟑螂的台大校級交換準備心得：我很喜歡他帶有管院生風格、偏功利角度的敘述方式，還有「不用cheap talk」那個小節。
3.排版很重要！
忘記在哪裡讀到過：做一個presentation，聽眾只有20%的注意力放在內容，剩下的注意力都放在台風和簡報上，這佐證了申請資料美觀和易讀性有多重要。在寫完、刪改完、定稿以後，記得使用排版軟體把履歷弄漂亮一些。Canva上就有很多模板可以套用，非常方便。注意行距不要太密集，讀起來才會比較舒服；善用大小標區分段落、粗體字標出重點，讓閱讀者更容易抓住重點。
附上我的履歷和出國交換計畫（有碼版本），給大家參考一下：
五、我的心得
在寫完這些資料、跑完申請後，我覺得非常疲憊，感覺自己與交換的熱戀期已經過了，正進入磨合階段。不如一開始只想到外國朋友、異國旅行、美景美食大玩特玩，我開始思考更多現實的面向：潛在的金錢壓力、獨居異國的孤獨和辛苦、發生各種鳥事的可能性。但是，我仍然相信交換就如同戀愛一樣：會有一切都閃閃發光的熱戀期，會有大小爭吵不斷的磨合期，最後你會習慣這個變化、重新回到日常生活，但這個你，已經和從前的你大不相同。我覺得交換，會是「不做不會怎樣，做了很不一樣」的事。他不會有標準的模樣，就像每對戀人的相處模式各不相同。但無論如何，你都會在這段關係之中學習、成長，收穫很多或酸或甜的難忘回憶，最後也會帶著這些回憶和改變，繼續走向下一段人生旅程。
寫履歷和出國計畫書的痛苦指數和申請實習有的比，但我覺得這也是個很好的機會，藉此重新審視自己。我在這個過程中發現了自己以前沒想過的隱藏動機，也重新確立了自己的方向。希望正在閱讀這篇文章的你，儘管痛苦，也要轉念好好享受踏出旅程的每一步，因為那最後都會成為豐富你人生的、獨一無二的難忘體驗。
最後感謝幫我看履歷、給我建議的人：系上的A教授、在IG上認識的M同學（推薦她經營的IG帳號franceexchange.dijon），以及在過程中不斷為我加油的人：J老師、C老師、J學姊和另一位M同學。
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